年末にesaの大掃除をしてみた

デザイナーの大嶋です。

マネーフォワードでは、普段のコミュニケーションに esa.io を活用しています。
使い方は日報、起案、調査資料など多岐に渡ります。

しかし、200人を超えるメンバーが記事を日々投稿していると、カテゴリーが無作為に作られたり、記事分類の粒度がバラついたり…
このカオス状態を解消しようと、年末という気分も相まって esa カテゴリー大掃除を行いました。

既に3万件以上と膨大な数に膨れ上がった記事を、一気に整理整頓するのは大仕事になってしまいます。
そこで、手始めに自分の所属する「デザイン戦略室」の記事に対象範囲を絞って取り掛かることにしました。
(これなら、数百件レベル!)

最初の一歩は「箱(カテゴリー)」を決めること

「 esa 、整理してくださーい! 」
と安易に呼びかけてしまうと、各自の「使い方ルール」「分類ルール」「想い」の違いから更なる混乱を生みそうだったので、元からあったカテゴリーを微調整し、最初に片付けルールを決めておきました。

具体的には、下記のように分類しました。

esa-category

カテゴリーの曖昧な表現は避け、中にいれるべき記事を内容を限定し、該当しない記事は「ポエム」に集約する形へと落ち着きました。
(この場合の「チーム内ポエム」はinbox的な役割になります)

ルールをチームに共有

次に「カテゴリー」の使い方をチームに共有します。

esa-post

カテゴリーの役割を明示化したことによって「残す記事」と「移動すべき記事」がはっきりしました。

一人一人にお願いをする

大掃除は年が明ける前に行うもの!
という強制力をもって、大掃除タスクをToDo化しました。

基本的に記事のカテゴリを編集するだけなので簡単です。
呼びかけてから数分以内に完了する猛者も現れ、予想以上に大掃除が進みました。

esa-todo

良くなったこと

「散らかっている」を自覚するようになる

カテゴリー大掃除をすることで「やだ、私、散らかっている…」と気付くきっかけになります。

改めて記事を確認してみると、
■ 記事をアップしたものの、WIP(Work In Progress:作成中)のまま放置
■ カテゴリも無作為に付けている

ような事案が散見されます。
なお、傾向として上記のような記事が多い人は「ポエム」へ移動される投稿が多いようです。

記事を書くことによる「発散」も大事なのですが、発散して当人の気分は晴れても、未整理状態のesaは効果を発揮できません。

定期的な掃除により、書きっぱなしの記事は削除され(または移動)、資料価値がある記事はきちんとカテゴリ分けされ残ります。

重複記事が見つかる

リアル部屋の掃除でもあるある「掃除してたら同じ本が2冊出てきた!」のような、「同じ内容の記事を書いていた」状態です。

esaカテゴリーが整理されていないと、アップデートごとに記事を増やしてしまいます。
掃除により、同一内容の記事は統廃合されました。

あまりに古い記事はアーカイブする

スタートアップの成長は早く、1年前と今とでは状況がまったく異なります。

ワークショップの議事録、当時の個人の気持ちを書き綴ったような、時期が過ぎてしまった記事は「必須で読む記事」から外し「過去ログ」へ移しました。

また、新しく入ってきた人も、サマリーを読めば会社情報を把握できるようにesa内の整理が始まりました。

メンテナンスは習慣づけよう

今回は年末大掃除として実施しましたが、年に一度ではなく数か月毎に整理したほうがよさそう、と改めて思いました。

esa は組織コミュニケーションに有効なツールですが、記事やカテゴリーを定期的に整理することによって、さらに有益なコミュニケーションツールになります。

アウトプットすることも大切ですが、その後も整理整頓を定期的にすることで、記事の有効性が維持・向上されます。

「何のため」「誰のため」の記事なのかを意識し、「読みやすい記事」「探しやすいカテゴリー」をちょっとだけ目指してみてはいかがでしょうか。

最後に

マネーフォワードでは、整理整頓が好きなデザイナーを募集しています。
ご応募お待ちしております。

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