オフィスの便利ツール紹介:iPadでOne Tap会議室予約

マネーフォワードのコーポレートインフラを語るアドベントカレンダー
Money Forward CorporateIT Advent Calendar 2019、12/13(金)の窓です。


こんにちは。
コーポレートインフラ担当の坂本です。

この記事では、マネーフォワードで活用されている
『重要インフラではないけどちょっと便利なオフィスツール』
を紹介します。

第二弾は『iPadでOne Tap会議室予約』をご紹介。

iPadでOne Tap会議室予約

マネーフォワードの会議室にはiPadが設置されています。
会議室の利用状況を表示しており、会議室が空いていればOne Tapで会議室が予約できます。

 

これなに?

利用しているサービスはこちら

会議室をはじめとしたオフィス空間の管理ツールです。

 

元々のツラミ

マネーフォワードではG Suiteのカレンダーを使って会議室予約を管理しており、会議室を予約するだけであれば問題ありませんでした。

しかし、実際の現場では以下のような場面に遭遇します。

  • プラっとミーティングしたい。この会議室、だれも居ないけど何時まで空いてるのかな?
  • 会議が盛り上がってイイ感じ。会議終了時間をチョットだけ時間延長したい。
  • 予約した時間なのに、誰か使ってる、、、私、予約失敗してる?
  • 会議室のカラ予約問題 (予約されてるけど、実際に利用されない問題)
  • プロジェクト終了したのに、繰り返し会議室予約(定例)が残り続ける問題

会議室予約あるあるですね。

 

コーポレートインフラチームとして

会議室はミーティングの場なので、それ以外の操作やコストを最小限にして、ロスを削減しようと考えました。

会議室の予約確認や予約変更は、Googleカレンダーをブラウザに表示すればできますが、わざわざPCやスマホを開くのが手間なので何とかしたい。
そして、会議室のカラ予約問題にもシステム側で対策ができそう。

ということで、ざっくり要件は以下の通り。

  • G Suiteカレンダーの会議室予約と連携する
  • 会議室に設置したiPadから、会議室予約を表示・操作できる
  • 時間になったら、予約している内容を表示する
  • 当日の会議室予約一覧を確認できる
  • 会議室が空いているなら、その場で、One Tapで予約できる
  • 会議中でも、後続の時間が空いているなら、その場で、One Tapで時間延長できる
  • 会議開始時間から一定時間経過しても会議が始まらなければ、会議室を強制開放する
  • 繰り返し会議室予約、連続で開催されなかったら、以降の会議室を強制開放する

 

導入の流れ・ポイント

製品選定

考えた要件をもとに、それを実現できる製品を調査しました。
要件をクリアしていたのが、導入したRobinでした。

(導入検討した2017年にはRobinを採用しましたが、最近は他社からも要件を満たすサービスがリリースされています)

 

iPad設置場所検討

ユースケースを考えると、iPadの設置場所は会議室の内と外の2箇所に分かれます

  • 会議室の外
    • 会議室予約状況を確認したい
    • 会議室をその場で予約した
    • 会議を開始するボタンをTapする (会議室入室時にTap)
  • 会議室の中
    • 今の会議の後続時間が空いているか確認したい
    • 今の会議の終了時間を延長したい

しかし、外と中で2つずつ設置するとiPadだらけになってしまうので、来客会議室は会議室の外に、社内会議室は会議室の中に1台ずつ設置することにしました。

 

背景色を分けて状況を識別しやすくする

会議室の予約状況に応じて背景色を分けてみました。
青色の時は遠目でも「会議室が空いてる」と判別できます。

 
予約が無く空いている時は「青」(マネーフォワードクラウドっぽい色)

まもなく会議開始 & 開始時間超過を警告している時は「赤」

会議室を使用中の時は「オレンジ」(マネーフォワードMEっぽい色)

その他、オプション設定

  • 5分経過しても会議が開始していない場合は、会議室予約を強制解除
  • 繰り返し会議室予約、2回連続開催されなければ、会議室予約を強制解除

 

おまけ

会議室の利用状況を適宜定量化して、運営改善も行っています。

 

最後に

オフィスの会議室の課題は色々あります。
(会議室が潤沢にあれば、多くの課題は解決できそうですが)

今回は会議室予約を表示・操作面から改善してみました。

最先端技術から手軽な技術まで、テクノロジードリブンで課題に取り組むマネーフォワードのコーポレートインフラチーム、ご興味あれば一緒に働いてみませんか。

以上でーす
つづく

 

 

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