怠惰な拠点長が取り組むペーパーレス・オペレーションレス

こんにちは。京都開発拠点の村上です。
全社アドベントカレンダー (エンジニアのマネーフォワード2019)に続き2本目のブログです。

京都開発拠点は2019年2月に、2名でオープンしました。

拠点をオープンするとはどういうことか。
そう、それは総務の方が1名もいないという事です!

さぁ与えられた新しい場所は未開の地です。自ら動かねば誰も何も与えてくれません。

備品も無ければ、掃除も自分たちです。
宅急便の手配や、経費の東京への郵送等…開発以外の仕事も盛りだくさん!


ついに京都に開発拠点を開設!オープニングイベントに行ってきたよ

京都拠点構築において 総務業務が苦手(面倒くさがり)な拠点長(私) がどうやって乗り越えてきたかをご紹介します!
今回紹介するサービスは以下の8つです。

  • Adobe Scan
  • マネーフォワードクラウド経費
  • ヤマトビジネスメンバーズ
  • ソロエルアリーナ (askul)
  • クラウドサイン
  • 三井住友パーチェシングカード
  • パスワードマネージャー
  • Googleフォーム

アフィリサイトっぽくなりましたが、アフィリリンクは1つもありません…

 

プリンターは置かない

まず取り掛かったのは複合プリンターを導入しない事です。
オフィスを設計している時にプリンターどこおきます?みたいな話がありましたが
「置かない。いらない。時代はペーパーレスだ!」 と突っ張ってきました。

置かずに戦えるとした理由は以下です。

  • 営業メンバーは常駐していない
  • 紙の事務がどんどん減っている
  • プリンターで印刷するのはいつも難しい

さらにプリンターを置くと、「トナー代金」「保守費用」「場所」と色々なコストが取られます…。
嫌です…。
只でさえ新規拠点でコストコントロールシビアなのに。

プリンターを置かない事で「印刷業務はKinkosまで行かないといけないから辛い!」というマインドを作る事にしました。

結果どうだっかというと、「やっぱいらんやん」でした。

料理しない一人暮らしの冷蔵庫ぐらいいらなかったです。
具体的な取り組みを紹介していきます。


スキャン業務 (Adobe Scan)

経費の申請や、請求書の支払い申請等で紙の請求書をPDFにした事ありますよね。
スマホアプリの Adobe ScanMicrosoft Office Lens で撮ってます。画像サイズ・トリミング・補正も十分で、PDFでの出力までできます。そのままSlackにシュッと送って社内稟議にまわしています。


Adobe Scanアプリで、文書をスキャンしてPDFに変換 | Adobe Document Cloud

法令に触れない範囲でデジタル証跡でOKにして欲しい!という発信をかなり東京にしました。

また後述するマネーフォワードクラウド経費がこの取組みを後押しした背景もあります。

いつもありがとうございます

これでスキャナーは不要になりました。


請求書&経費精算書の印刷業務 (マネーフォワードクラウド経費 支払依頼&経費精算 )

2018年頃から本社でもペーパーレスを進めていた部分もあり、印刷業務自体がほぼなくなっていました。
その根底にあったのが弊社のマネーフォワードクラウド経費サービスの支払依頼と経費精算の機能です。


経費精算システム「マネーフォワード クラウド経費」

なんと デジタルで届く請求書/領収書に関しては印刷不要 なんです。

また、 経費精算書 みたいな経費精算の一覧を印刷してサインして回付する必要がないのです。
月末にレシート等をまとめて1回送るだけで済んでいます。

さらに!!
新幹線や電車はEX予約やSuica連携を使っていれば連携設定をする事で
領収書も自動でマネーフォワードクラウド経費に入ってきます。最高かよ。


利用明細・領収書データの自動取得機能に関する特許を取得しました | マネーフォワード クラウド経費

これで経費精算も請求書も紙に変換する必要がなくなりました。

現在拠点で印刷業務が残っているのは入社直後の労務周りの申請書(公的機関に提出する)を社内で書く時くらいでしょうか。これはコンビニ印刷又はKinkosで印刷 + 経費精算で解決しています。(会社としては手段を用意しました。)


現物(紙)の取扱 (マネーフォワードクラウド経費 支払依頼&経費精算 )

例えば請求書や、お店で発行される領収書です。これは紙で受領してしまいます。
その場合は スマホで紙を撮影してマネーフォワードクラウド経費で申請する のと原本を月末に送ればOKです。

マネーフォワードクラウド経費では、請求書の支払申請も 支払依頼機能 で解決できるのです。
マネーフォワードクラウド経費の支払依頼で画像で申請して、月末に東京に原本郵送で解決しています。


支払依頼(請求書管理) | マネーフォワード クラウド経費
『MFクラウド経費』、受領した請求書に対する「支払依頼」機能を提供開始|株式会社マネーフォワード

兎にも角にも紙で申請を往復する必要がありません。紙にサインも判子も不要です。何かあればデジタル上で質問が来ます。この体験はたまらないですね…。

営業を受ける際にもらう資料を捨てる為にシュレッダーはあってもいいかなって最近思ってたりはしますが、
個人情報含むケースがないので、営業さんにお持ち帰りいただいて後日デジタルで送っていただいています。

これで物理の紙で受領した資料も、おまとめ1回の郵送まで減る事になりました。


総務仕事をもっと減らす

プリンターを使った業務がペーパーレスになった事についてお話しましたが、拠点にはもっと色々沢山総務仕事があります。


配達 (ヤマトビジネスメンバーズ)

荷物が届く分には受け取って置くだけなので問題なく、
またオフィスも小さいので届いた荷物はその場で一声かければ勝手にみんな回収していきます。

面倒だったのは、東京拠点以外への配送(発払い)と京都拠点への着払いです。
配送時には
* コンビニに持っていって
* 宛名を作って
* 配送を依頼する (東京の着払い)

としていたのですが、毎回コンビニまでいくのが面倒なのと現金の支払いが発生し、それを経費精算したりする必要が発生して手続きが煩雑になります。特に現金の支払発生は経費申請漏れとか起きるので減らしたかったのです。

配送はレターパックを在庫しておこうと思ったのですが、そうすると切手やレターパックは”お金”の価値があるので貯蔵品として在庫管理が発生します!と言われて辞めることにしました。

そこで、登場するのはヤマト運輸のヤマトビジネスメンバーズというサービスです。


ヤマトビジネスメンバーズ

東京本社でも契約をしていたのですが、改めて京都拠点でも契約をさせていただきました!
(これエリア毎に契約が必要なのが少し面倒でしたが、最高のサービスです。)

どうなったかと言うと、

  • 請求書払いができる!!! (着払い・発払い共に現金発生しない / 請求書は東京直送付で一括対応)
  • オンラインで集荷依頼ができる!!! (コンビニに行かなくてOK!!!)
  • 伝票も作ってもらえる(10枚とか20枚程の束で事前にもらう事もできますし、集荷の時に持ってきてもらう事も)!!!

これで現金精算もコンビニへの往訪も回避できました。


備品購買 (ソロエルアリーナ)

次は備品です。ホワイトボードペンやポストイットは大量に使いますよね。
また、トイレットペーパー、ペーパータオル、掃除用品等も必要です。

これも経費精算で… やるには少し手間が多いのです…。
経費精算の場合は多くは事前のWF購入申請が必要になります。また、備品を個人の立替で購入するのも現金が動いてしまうので煩雑、東京の総務に依頼するのも、伝言リレーが発生して手間がかかってしまう。

そこで京都拠点ではアスクルのソロエルアリーナを使っています。


ソロエルアリーナ Powerd by ASKUL

購買作業が総務一括ではなく、拠点毎に作業可能になり、請求は本社の購買と一緒になりました。

他にも色々できるそうです。

  • 簡易ワークフロー。従業員がかごに追加して、承認者が確認した状態で発注
  • アカウント毎に予算(月の上限)の設定
  • 予実レポートの出力

これで備品の購入もWebでポチポチになりましたし、
「こんなの欲しい!」とメンバーに言われたら「とりあえずアスクルで商品検索して教えて!」と言いやすくなりました。あとはもらったリンクからカゴにシュッと追加して、クロスチェックして買うだけです。

そして翌日には届くスピード感

会社クレジットカードの利用 (パーチェシングカード)

Webサービスで購入する時に、 “会社クレジットカードで直接払えたら便利なのに” って事ありますよね。
経費精算は省けるし、現金も発生しないし。

社内でも、購買申請に”会社クレカ購入を依頼する” というオプションがありました。
これらは数名の物理クレジットカード取扱者しか行えない神の業務でした。
京都拠点は東京から遙か500キロも離れた場所にある拠点です。物理的に頼りにくい形になってしまいました。

ちょうど2019年秋に、弊社の経理本部から 三井住友パーチェシングカード を導入します!と話が上がりました。

経理本部の皆様ありがとうございます!

パーチェシングカード とは簡単に言うと部門ごとのクレカです。マネーフォワードでは “物理カード” は渡されていませんがカード番号等がカード決済担当者に渡されています。

購買WFは予算承認の為に必要なのは変わらないのですが、東京の事務作業を待つ必要もなく拠点側で購買処理が行う事ができる様になりました。
なんと、このクレカで購入するとマネーフォワードクラウド経費に自動で明細が入ってくるので
そのままシュッと申請すると購買対応が終わりです。

コーポレートカード連携機能がリリースされました | マネーフォワード クラウド経費

購買担当の人が少し面倒ですが、拠点全体だと現金発生が抑えられて良くなったと思います。
Webサービスのサブスクリプションに関してはCISO室が一括して管理する為にパーチェシングカードではなく東京側のカードを利用しています。

これでクレジットカード登録の為に上京する必要がなくなりました。


秘匿情報の連携(LastPass)

パーチェシングカードの情報って、どうやって担当者に知らせるの?
そうです。秘匿情報の社内共有は非常に大変です。

それに気づいた2016年頃から、マネーフォワードでは全社員でパスワードマネージャーの利用を開始しました。
(現在使用しているのはLastPassです。日本語非対応になり現時点ではあまりおすすめしません)


LastPass|パスワード マネージャ、自動フォーム入力、ランダム パスワード ジェネレータ、安全なデジタル ウォレット アプリ

パスワードマネージャーを通じて秘匿情報をやり取りする事で、

  • 公開範囲が任意に設定できる
  • 物理的な通知書や、ダイレクトメッセージでのパスワード通知等を減らせる (オペミス軽減)
  • 秘匿情報自体の取り扱いが個人のリテラシーの高低差が生まれるのを統制可能に

また、URL情報も入ってるのでリンク集を作ったり伝えたりする事も減りました。
前述のパーチェシングカードも担当者と責任者だけが閲覧可能になってます。

素晴らしい!!
手前味噌ですがパスワードマネージャーを提案したのは私です。(導入してくれたCISO室は感謝です)

これで遠隔地に安全に秘密情報届けるのもクリアできました。


契約業務(クラウドサイン)

拠点であまり登場機会は少ないのですが、拠点で契約が発生するケースにもクラウドサービスを利用して
ペーパーレスが進んでいます。


クラウドサイン|Web完結・印紙税0円の電子契約サービスです。

京都拠点ではスクラムマスターのコーチングを受けたりする中で契約書を締結しています。
京都には書庫等もないので契約書の管理は不可能です…。判子等もないですし。
紙で契約書をすすめるとどうしても郵送も発生します。

このあたりがクラウドサイン等で解決されました。
Google Docsで提供される契約書雛形を契約する人と相互に編集し(編集履歴をつけて)、
最終版が出来たらあとはWF申請(契約書締結)をする事で、その中でクラウドサインを通じて契約処理が行う事ができてます。

数日で契約を結べたのはすごい早いな!という小並な感想です。
早いは正義。

契約書も紙不要になりましたね。どんどんペーパーレス・オペレーションレスが進みます。


面接書類 (Googleフォーム)

さて、最後になりました。
最後は 個人情報取得同意書です。

面接の際に取得する必要のある同意書は当初は紙だったのですが、これもレスレス活動の中でデジタル化となりました。Webフォームで回収可能になったので、これからは候補者にはQRコード/URLを提示してお渡しする事で同意書の記述が終わります

具体的には Googleフォームを使って、書き込み先のファイルは権限管理(人事担当者のみ)としている様です。
これで、面接担当者が履歴書以外で住所を見なくなくなりました。
個人的には面接の際には履歴書の住所は不要で、知るとしても市町村くらいまでで良い派です。


Google フォーム - アンケートを作成、分析できる無料サービス

まとめ

これでほぼ紙がゼロです!
印刷はほぼゼロになりました!

現金の扱いも極力減りました!
「誰が払うねん?俺経費精算めんどくさいで…」問題も減りました!

完璧ではないもののベターです。

書いていくと思ったよりも長くなりました。
長くなったことで非常に読みにくくなったと思いますがご容赦ください。

ペーパーレス、オペレーションレスは地道な熱意と努力でしか推進されないので、引き続き 「あれは嫌だ!どうにかしたい!」とエンジニアらしく怠惰に拠点を運営していきたいと思います。

マネーフォワードクラウドはバックオフィスの業務時間を減らし、もっと多くの価値ある時間に使っていただける事を目指して開発しています。今回は自分たちのバックオフィスも改善されたよ。というお話でした。

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